Hoe bewaar ik e-mails?

Veel mensen zijn tegenwoordig bekend met e-mails en hebben wel eens een e-mail ontvangen of verstuurd. Er zijn verschillende e-mailprogramma's beschikbaar, zowel betaald als gratis.

• Vaste programma's zoals Microsoft Outlook uit het Office-pakket of het gratis aangeboden Mozilla Thunderbird worden op je computer geïnstalleerd.
• Web-programma's zoals Outlook.com (voorheen Hotmail) en Gmail kun je benaderen via het internet.

Stappenplan voor archivering

Installeer een vast e-mailprogramma

In de meeste web-applicaties is er wel een ingebouwde archiveringsfunctie, maar die verplaatst de e-mails alleen naar een andere map binnen het programma en is dus niet geschikt voor langdurige opslag. Om e-mails op de lange termijn te bewaren, moeten ze buiten het programma worden opgeslagen. Bij veel web-toepassingen is het echter niet mogelijk om e-mails op een gebruiksvriendelijke manier buiten het programma op te slaan en te archiveren. Daarom is het aan te raden om e-mails door te sturen naar een vast e-mailprogramma zoals Thunderbird of Outlook, om ze daar te archiveren. Dit kun je bijvoorbeeld als volgt doen:

• Installeer gratis Mozilla Thunderbird.
• Open het programma Thunderbird en kies voor "E-mail ophalen". Sla de eerste stap over waarin je een nieuwe account moet aanmaken en voer vervolgens de benodigde gegevens in van je e-mailaccount (bijvoorbeeld je Gmail-account). Dit is nodig om de e-mails uit die mailbox op te halen.
• Thunderbird haalt al je e-mails op uit bijvoorbeeld Gmail. Ze blijven uiteraard ook beschikbaar in je webmailbox.

Orden je mailbox

Maak in je inbox (postvak in of ingekomen berichten) en outbox (postvak uit of verzonden berichten) een mappenstructuur aan die gebaseerd is op de centrale digitale structuur van je archief. Als je vanuit je persoonlijke mailbox werkt, is het handig om op het hoogste niveau onderscheid te maken tussen persoonlijke e-mails (map "Persoonlijk") en berichten voor de vereniging (map "Vereniging X"). Plaats ontvangen of verzonden e-mails in de juiste map, zodat je ze kunt verbinden met een dossier of activiteit. Als een e-mail meerdere onderwerpen behandelt, kan het lastig zijn om deze op één plek onder te brengen. Bewaar het bericht dan op de meest relevante plaats.

Hoe ga je om met een niet-gestructureerde mailbox?

• Maak in je inbox een eerste map genaamd "E-mail ontvangen voor DD-MM-JJJJ" waarin je alle e-mails plaatst die je hebt ontvangen voordat je de mappenstructuur hebt aangemaakt. Hetzelfde kun je doen in je outbox.
• Werk vervolgens altijd in de nieuwe mappenstructuur. Plaats berichten die je moet opzoeken alvast op de juiste plaats in de gestructureerde mailbox.
• Als je oude berichten wilt opruimen, ga ze dan één voor één na en plaats ze in de gestructureerde mailbox.

Het archiveren van e-mails

Alleen e-mails met archiefwaarde moeten permanent worden bewaard in het digitale archief:

• Niet alle e-mails zijn belangrijk. Berichten met alleen het woord 'ok' erin of waarin een afspraak wordt vastgelegd, zijn niet erg relevant. Je kunt ze verwijderen.
• Het is beter om een hele conversatie (bericht met 'replies') als één e-mail te bewaren in plaats van verschillende losse berichten. Op die manier is de verbinding tussen de berichten duidelijk en gegarandeerd.

Als je zeker weet dat een bericht archiefwaarde heeft en je het niet meer direct nodig hebt, kun je het opslaan in de juiste map van het digitale archief als .msg (Outlook-berichtindeling - Unicode) of als .eml (e-mailbericht in Thunderbird):

1. Open het bericht, kies 'Opslaan als' in het menu links (Outlook) of rechts (Thunderbird) bovenaan en zorg ervoor dat je het juiste formaat en de juiste bewaarlocatie selecteert. Gebruik de richtlijnen voor het opstellen van bestandsnamen. Verwijder vervolgens het opgeslagen bericht uit je mailbox om dubbele opslag te voorkomen.
2. Let op!: Je kunt berichten in tekstformaat (.txt) opslaan, maar dan worden de bijlagen niet automatisch opgeslagen bij de e-mail. Vergeet niet om de bijlagen op te slaan in dezelfde map waarin je het e-mailbericht hebt geplaatst. Het is aan te raden om de bestandsnamen van de bijlagen niet te wijzigen, zodat de link tussen de e-mail en bijlagen behouden blijft.

Als je nog niet zeker weet of een bericht permanent bewaard moet worden, bewaar het dan tijdelijk in de gestructureerde mailbox. Stukken die alleen om administratieve redenen bewaard moeten worden (bijvoorbeeld voor opvolging), kunnen het beste gewoon in de mailbox worden bewaard totdat ze worden verwijderd. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om een e-mail over de reservering van een ruimte in het archief op te slaan.

Organiseer jaarlijks een opruimactie

Het is raadzaam om regelmatig (jaarlijks) een opruimactie te houden om alle overbodige berichten uit je mailbox te verwijderen en archiefwaardige e-mails op te slaan in het digitale archief. Op deze manier blijft het archief up-to-date en je mailbox overzichtelijk. Wil je toch alle berichten bewaren? Verplaats dan niet-archiefwaardige berichten naar een (gestructureerde) map 'archief' in de mailbox in plaats van naar de prullenbak.