HulpcentrumBij digitalisatie worden analoge of papieren documenten, zoals foto's, affiches of oude papieren documenten, omgezet naar digitale bestanden. Je kunt tegenwoordig thuis met een eenvoudige scanner documenten digitaliseren, maar soms worden door instellingen op grote schaal documenten gedigitaliseerd.
Waarom digitaliseren we eigenlijk?
Er zijn verschillende redenen om een archiefstuk te digitaliseren, en het doel van de digitalisering bepaalt de werkwijze. Normaal gesproken geldt de regel dat een archiefstuk bewaard wordt in zijn originele vorm: digitale bestanden worden niet uitgeprint en papieren documenten worden niet gedigitaliseerd. Er zijn echter redenen om hiervan af te wijken:
- Digitalisering als preservatiemaatregel: er wordt een digitale kopie gemaakt omdat het originele archiefstuk in slechte staat is. Ook waardevolle stukken die vaak geraadpleegd worden en daardoor snel in verval kunnen raken, komen in aanmerking voor digitalisering. In deze gevallen wordt een digitale kopie gemaakt om het origineel te beschermen.
- Digitalisering voor publieke ontsluiting: het stuk wordt gebruikt in een digitale tentoonstelling of op een website.
- Digitalisering op aanvraag: een onderzoeker of geïnteresseerde vraagt een kopie aan van het stuk. De papieren kopie wordt vervangen door de digitale kopie. Deze kopie kan worden bewaard.
- Digitalisering om plaats en kosten te besparen: het archief neemt te veel ruimte in, wat geld kost. Om de kosten te drukken, zal vooral een archiefvormer geneigd zijn om (een deel van) het archief te digitaliseren. Er kunnen echter juridische en archieftechnische bezwaren worden gemaakt tegen het vernietigen van de originele papieren stukken. Daarom is een grondige analyse van de randvoorwaarden noodzakelijk.
Tips bij digitalisatie
- Stel duidelijke selectiecriteria op aan de hand van de doelstelling.
- Respecteer het auteursrecht (voor auteursrechtelijk beschermde stukken moet toestemming worden gevraagd aan de bezitter van het auteursrecht).
- Zorg dat de kwaliteit van de digitale kopie voldoende is voor het gekozen doel (controleer een eerste versie en stuur bij waar nodig).
- Maak een moederkopie van zo hoog mogelijke kwaliteit in een geschikt formaat. Kies voor een archiveringsformaat als je de kopie op lange termijn wilt bewaren. De moederkopie wordt niet bewerkt. Bewerkingen worden alleen gedaan in een nieuwe kopie van het moederbestand.
- Bewaar het origineel zolang je niet beschikt over de nodige optimale bewaaromstandigheden en garanties voor langetermijnbewaring van digitale bestanden.
- Voorzie het gedigitaliseerde stuk van de nodige metadata (gegevens betreffende het archiefstuk).
Meer informatie over digitalisatie van tekst- en beeldmateriaal is te vinden op TRACKS. Zie ook de Handleiding: Digitaliseren en ontsluiten van prenten- en fotocollecties (CAG), Handboek digitaliseren van documenten (FARO), Praktische handleiding digitaliseren (AMVB).