HulpcentrumOm ervoor te zorgen dat documentair erfgoed in goede staat wordt overgedragen aan toekomstige generaties, is het van essentieel belang om het onder de juiste omstandigheden te bewaren. Materiële zorg speelt daarom een belangrijke rol bij archiefbeheer, zowel voor analoge archieven als voor digitale bestanden.
Hier volgen enkele tips voor een goede archiefzorg:
- Voor analoge archieven is het aan te raden om ze op één locatie samen te brengen.
- Zorg voor een geschikte bewaarruimte.
- Voer regelmatig een conditiecontrole uit om eventuele schade te detecteren en passende maatregelen te nemen.
- Gebruik geschikt verpakkingsmateriaal.
- Behandel het archief met zorg en voorzichtigheid.
- Zorg ervoor dat het archief schoon is. Verwijder schadelijk en overbodig materiaal zoals plastic mapjes, paperclips, nietjes, snelbinders en elastiekjes, omdat deze de verzuring bevorderen. Lijm en plakband kunnen ook schade veroorzaken en dienen te worden verwijderd. Dit wordt het schonen van het archief genoemd.
- Gebruik zuurvrije archiefdozen en omslagen. Voor foto's is het het beste om melinexhoezen te gebruiken. Dit materiaal is verkrijgbaar bij gespecialiseerde winkels.
- Schrijf niet rechtstreeks op het archief, maar op het verpakkingsmateriaal. Gebruik bij het nummeren van de stukken geen balpen of stift, maar een zacht potlood.
- Speciale dragers of formaten zoals plannen, 8mm-films, VHS-cassettes, affiches of grote banden moeten apart worden bewaard:
- Affiches, plannen en grote banden worden het best vlak (horizontaal) bewaard.
- Voor audiovisuele stukken en dragers gelden vaak specifieke vereisten voor optimale bewaring. Voor kleurenfoto's en dia's bijvoorbeeld is een constante, koele omgeving het beste.
- Vergeet niet om in de inventaris een verwijzing op te nemen naar deze speciale stukken.