HulpcentrumDigitale ontsluiting houdt in dat het archief toegankelijk wordt gemaakt via de computer en/of het internet. Dit kan gaan om het aanbieden van een digitale inventaris of een digitale versie van het te raadplegen stuk.
Digitale inventaris
Een digitale inventaris kan op verschillende manieren worden gemaakt. Het kan worden gedaan met behulp van speciale ontsluitingsprogramma's of databanken, waarbij de beschrijvingen op bestands- en stukniveau worden genoteerd in vooraf gedefinieerde velden en bijvoorbeeld automatisch worden gekoppeld aan digitale kopieën. Deze professionele inventarisatiesystemen bieden uitgebreide mogelijkheden. Voorbeelden van dergelijke systemen zijn Adlib, ScopeArchive, Brocade, Pallas en Atlantis. Deze systemen zijn echter duur en onbetaalbaar voor veel kleine organisaties.
Een alternatief voor een gedetailleerde digitale ontsluiting is het maken van een inventaris in Microsoft Word of Excel. Deze inventaris kan eventueel beschikbaar worden gesteld op de website van de organisatie, samen met de contactgegevens voor het raadplegen van de documenten.
Daarnaast biedt Archiefpunt de gratis databank Archiefbank aan om privéarchieven te registreren en te beschrijven volgens internationale standaarden. Hierdoor wordt het archief op een brede schaal toegankelijk en zichtbaar voor het grote publiek.
In de toekomst zullen waarschijnlijk steeds meer archieven gedigitaliseerd en online beschikbaar worden gesteld. Vooral archiefstukken van bijzondere betekenis of belangrijke historische figuren, die veel worden geraadpleegd, komen hiervoor in aanmerking. Zo kunnen bijvoorbeeld de brieven van Guido Gezelle worden gelezen op de website www.gezelle.be.