HulpcentrumEen archief toegankelijk maken via de computer en/of het internet noemt men in de archiefsector 'digitaal ontsluiten'. Digitaal ontsluiten kan je doen door een inventaris van een archief digitaal aan te bieden of archiefstukken te digitaliseren en digitaal te publiceren.
Digitaliseren van papieren archieven
Meer informatie over het digitaliseren van papieren archieven vind je hier.
Digitale inventaris
Een digitale inventaris kan op verschillende manieren worden gemaakt:
- Speciale ontsluitingsprogramma's of databanken: Het kan worden gedaan met behulp van speciale ontsluitingsprogramma's of databanken, waarbij de beschrijvingen op bestands- en stukniveau worden genoteerd in vooraf gedefinieerde velden en bijvoorbeeld automatisch worden gekoppeld aan digitale kopieën. Deze professionele inventarisatiesystemen bieden uitgebreide mogelijkheden. Voorbeelden van dergelijke systemen zijn Adlib, ScopeArchive, Brocade, Pallas en Atlantis. Deze systemen zijn echter duur en onbetaalbaar voor veel kleine organisaties.
- Inventaris in Microsoft Word of Excel: Een alternatief voor een gedetailleerde digitale ontsluiting is het maken van een inventaris in Microsoft Word of Excel. Deze inventaris kan eventueel beschikbaar worden gesteld op de website van de organisatie, samen met de contactgegevens voor het raadplegen van de documenten.
- Digitaliseren van papieren inventarissen: Tot slot, kan je ervoor kiezen om je papieren inventarissen te digitaliseren en toegankelijk te maken op je website. Je kan er eventueel voorzorgen dat de gescande tekst van de inventaris doorzoekbaar is voor onderzoekers. We doen dit door de scans met speciale software om te zetten naar computerleesbare tekst. Dit proces noemen we optische tekenherkenning of, in het Engels, Optical Character Recognition (OCR). Door OCR kunnen niet alleen mensen de tekst op scans lezen, maar ook computers. De computer herkent de woorden op de scan en zo kun je als gebruiker de tekst doorzoeken op trefwoorden.
Daarnaast biedt Archiefpunt de gratis databank Archiefbank aan om privéarchieven te registreren en te beschrijven volgens internationale standaarden. Hierdoor wordt het archief op een brede schaal toegankelijk en zichtbaar voor het grote publiek. In het fiche van je archief of collectie kan je een link toevoegen naar de digitale inventaris op je website. Zo kunnen onderzoekers nog meer informatie vinden over je archief of collectie.