HulpcentrumHet is tegenwoordig bijna onvermijdelijk om digitale bestanden te hebben. Ze zijn overal aanwezig, of het nu op onze computers thuis is, op harde schijven en usb-sticks, of op de servers van onze werkgevers. Het aanmaken en opslaan van digitale bestanden is een dagelijkse routine geworden voor veel mensen.
Tips voor het aanmaken en gebruik van digitale bestanden
Zorg voor een goede mappenstructuur:
- Neem de structuur van een papieren archief over.
- Of ontwikkel een structuur op basis van richtlijnen in de rubriek "Inventarisatie".
- Vermijd te veel mappen die hiërarchisch onder elkaar staan. Met maximaal 5 klikken zou je het juiste document moeten kunnen vinden.
Aanmaak van een mapnaam:
- Gebruik alleen de tekens 0-9 en a-z en vervang spaties door _. Zo voorkom je problemen bij de verwerking van de bestanden.
- Maak de naam niet te lang (ongeveer 40 tekens).
- Geef de mappen een unieke naam.
- Vermijd mappen waarin slechts één bestand zit, of losse bestanden in de hoofdmap, ook wel bekend als 'wezen'.
Aanmaak van een bestandsnaam:
- Gebruik ook hier alleen de tekens 0-9 en a-z en vervang spaties door _.
- Gebruik altijd dezelfde opbouw voor de bestandsnaam: redactionele vorm - onderwerp/geadresseerde/afzender - versie - datum - punt - extensie.
- Vermeld de redactionele vorm, zoals brief, verslag, nota, lijst, enz.
- Geef aan waar het stuk over gaat in het onderwerp.
- Maak afspraken met collega's over de geadresseerde, afzender of auteur.
- Vermeld indien gewenst de versie en hanteer altijd dezelfde methode.
- Gebruik de datumnotatie JJJJMMDD zodat alles automatisch geordend wordt.
- Vermijd voor de hand liggende informatie en vermeld de extensie niet in de bestandsnaam.
- Plaats documentaire collecties en digitale publicaties apart, bijvoorbeeld aan het einde van de mappenstructuur.
- Alle audiovisuele bestanden kunnen bewaard worden in het archief, in tegenstelling tot het papieren archief hebben ze geen speciale bewaaromstandigheden nodig.
Opslaan van digitale bestanden
Het opslaan van digitale bestanden is tegenwoordig een dagelijkse routine geworden. Als je digitale bestanden wilt opslaan, houd dan rekening met de volgende zaken:
- Bewaar je bestanden bij voorkeur op een (externe) harde schijf. Onderhoud de gekozen opslagmedia regelmatig en vervang ze op tijd, omdat ze maar een beperkte levensduur hebben. Gebruik dus verschillende soorten en merken opslagmedia om risico's te spreiden.
- Centraliseer het digitale archief op een externe harde schijf.
- Let op de bestandsformaten (.ppt, .jpg, .doc, enzovoort)
- Geen enkel formaat is tijdloos. Controleer regelmatig of je de bestanden nog kunt lezen en converteer ze op tijd naar een nieuwere versie als dat nodig is. Je kunt ook documenten die niet meer worden gebruikt (bijvoorbeeld opgemaakt in Word, Excel, Powerpoint, enz.) omzetten naar pdf/a met behulp van bijvoorbeeld PDF-Creator. Pdf/a is een erkend duurzaam formaat.
- Lees op TRACKS welke formaten de voorkeur hebben om je archieven leesbaar te houden.
- Vermijd het comprimeren van bestanden (.rar, .zip, .jpg).
- Maak een onderscheid tussen een raadplegingsbestand en een archiveringsbestand. Zorg ervoor dat je regelmatig back-ups maakt van al je bestanden. Het is het beste om je volledige archief op verschillende locaties te bewaren, en eventueel gebruik te maken van clouddiensten. Op deze manier voorkom je dat je hele digitale archief verloren gaat in geval van een computercrash of een ongeluk met een kopje koffie.
- Houd regelmatig de leesbaarheid en integriteit van je bestanden in de gaten, bijvoorbeeld door het gebruik van MD5 checksums. Dit zorgt ervoor dat je altijd toegang hebt tot je bestanden en dat ze niet beschadigd raken.
Wil je meer informatie? Lees dan de brochure "Digitale documenten bewaren" van het Rijksarchief.