Hoe maak ik een goede digitale mappenstructuur?

Digitale mappen vervangen op de computer de traditionele ringmappen, plastic mapjes en dozen die we in de analoge wereld gebruiken. Door mappen in andere mappen te plaatsen, creëer je een boomstructuur en zorg je voor digitale organisatie. Dit is handig om snel bestanden terug te vinden en om te begrijpen in welke context je documenten moeten worden geïnterpreteerd.

De mappenstructuur op jouw computer wordt weergegeven in de 'Verkenner-omgeving' en kan daar ook worden aangepast:

• Open de 'Verkenner-omgeving' door op de Windows-toets + E te drukken, voor Mac-gebruikers is dat de combinatie Option + Command + Space. Je zult een aantal standaardmappen zien, zoals 'Mijn documenten' en 'Mijn afbeeldingen'.
• In de map 'Mijn documenten' kun je nieuwe mappen aanmaken door met de rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor 'Nieuw' > 'Map'. Geef de nieuwe map een naam.
• Je kunt mappen en documenten in de lijst selecteren en met de rechtermuisknop klikken om ze te verwijderen of de naam te wijzigen. Alle digitale documenten van jouw vereniging moeten uiteindelijk worden samengebracht op één computer of harde schijf, dit wordt het digitale archief van de vereniging. Voordat documenten worden verplaatst naar de centrale archiefcomputer, worden ze vaak bewaard op de computers van individuele leden. Daarom is het raadzaam om zowel op de centrale archiefcomputer als op je eigen computer een vergelijkbare mappenstructuur aan te houden.

Maak je mappenstructuur aan

1. Maak een centrale digitale structuur aan op de computer van de vereniging.
1. De mappenstructuur weerspiegelt de taken en activiteiten van de vereniging. Begin met het modelarchiefschema en pas dit aan waar nodig, zodat het digitale archief daadwerkelijk het papieren archief aanvult.
2. Wijzig, voeg toe en verwijder mappen waar nodig.
3. Tip: Probeer bestaande documenten een passende plek te geven en test of jouw mappenstructuur bruikbaar is.
2. Maak je eigen persoonlijke structuur aan op je eigen computer.
1. Maak onderscheid tussen jouw persoonlijk archief en bestanden die je aanmaakt of bewaart voor de vereniging, bijvoorbeeld als secretaris of voorzitter. Bestanden van verschillende archiefvormers moeten gescheiden blijven.
2. Gebruik de indeling van de digitale structuur op de centrale archiefcomputer van de vereniging als basis voor de bestanden van de vereniging, voor zover dit relevant is voor wat jij bewaart.
3. Verplaats documenten van de vereniging die je niet regelmatig gebruikt naar de centrale archiefcomputer.

Tips voor de mappenstructuur

• Gebruik het modelarchiefschema als leidraad en pas aan waar nodig. Maak hoofdmappen op basis van de functies en activiteiten van de archiefvormer.
• Een goede structuur is stabiel en verandert niet elk jaar.
• Orden mappen van algemeen naar specifiek door ze te nummeren.
• Gebruik maximaal 5 niveaus.
• Vermijd de map 'Varia', lege mappen en mappen waar slechts één bestand in staat (of zal staan).
• Plaats geen documenten in hoofdmappen, maar op lagere niveaus.

Richtlijnen voor het benoemen van mappen

• Vervang spaties door underscores (_) en gebruik alleen de tekens 0-9 en a-z.
• Vermijd &, ~, %, =, +, ... Dit is belangrijk voor de leesbaarheid en uitwisselbaarheid op lange termijn.
• Neem een nummering op in de mapnamen, bijvoorbeeld 3_1_, 3_2_, ...
• Geef mappen betekenisvolle namen die gerelateerd zijn aan activiteiten.
• Geef mappen een unieke naam.
• Zorg ervoor dat je hetzelfde document niet in verschillende mappen plaatst.
• Houd de mapnamen kort en gebruik maximaal 30 tekens om problemen te voorkomen.