Hoe maak ik een inventaris?

Het resultaat van het beschrijven van een archief is een inventaris, terwijl stukken uit een collectie worden beschreven in een catalogus. Zowel een inventaris als een catalogus fungeren als toegangspoorten tot het archief of de collectie. Ze bieden een overzicht van de inhoud, waardoor geïnteresseerden en bewaarplaatsverantwoordelijken weten welke stukken beschikbaar zijn en waar ze te vinden zijn. Het inventarisproces kent verschillende fasen. In de eerste fase wordt een plaatsingslijst gemaakt, een overzicht van de archiefonderdelen in hun opbergvolgorde. Deze lijst omvat het schonen, beschrijven en verpakken van de archiefonderdelen. In de tweede fase kan een gedetailleerde inventaris worden opgesteld door archiefbeschrijvingen te ordenen volgens een archiefschema. De laatste fase omvat het voltooien van de inventaris. Een belangrijke tip voorafgaand aan het inventariseren: vermijd zo veel mogelijk ingrijpen in de bestaande orde van het archief. De archiefvormer heeft de stukken op een bepaalde manier samengebracht (zie structuurbeginsel). Bij het inventariseren is het niet nodig om de oorspronkelijke ordening te veranderen. Behandel de archiefonderdelen één voor één in de volgorde waarin ze worden aangetroffen. Hierdoor wordt de kans op verstoring van de oude orde verkleind en wordt het werk vereenvoudigd. Als de orde echter in het verleden is verstoord, bijvoorbeeld door verhuizingen of externe inmenging, is het toegestaan documenten die bij elkaar horen, samen te voegen en bij elkaar te houden.

Het opstellen van een plaatsingslijst

Opruimen

Begin met het verwijderen van schadelijke elementen zoals paperclips, elastiekjes, plastic mapjes en ringmappen. Gebruik zuurvrije mappen of wikkels om de bij elkaar horende documenten bij elkaar te houden. Zuurvrij materiaal beschermt het archief beter tegen verzuring. Informatie die op de originele verpakking staat, kan nuttig zijn voor het beschrijven van de documenten of om inzicht te krijgen in de structuur van het archief. Verwijder ook reclame en dubbele of overbodige documenten, zoals verslagen waarvan extra exemplaren zijn geprint, blanco pagina's of omslagen. Het is voldoende om enkele goede exemplaren van folders, flyers en affiches te bewaren. De rest kan worden weggegooid.

Beschrijven

Bij het opstellen van de plaatsingslijst - bijvoorbeeld in Word of Excel - worden alle archiefonderdelen stuk voor stuk beschreven. De beschrijving omvat minstens vijf elementen, gebaseerd op internationale beschrijvingsstandaarden: nummer, redactionele vorm, inhoud, datering en omvang. Voor sjablonen, zie hier. Hoewel er speciale inventarisatieprogramma's bestaan, zijn deze duur en niet strikt noodzakelijk.

• Nummering: De archiefonderdelen krijgen een doorlopend nummer (1, 2, 3...) met één uniek nummer per onderdeel. Na verpakking schrijf je dit nummer op de map.
• Redactionele vorm: Geef aan welk type document het betreft, bijvoorbeeld brief, lijst, register, verslag, statuut, kasboek, affiche, foto, plan, uitnodiging, film, contract, enzovoort. Meerdere documenten samen krijgen een meervoudige vorm, zoals statuten of vergaderverslagen. Verschillende stukken met diverse redactionele vormen die één zaak betreffen, worden omschreven als "dossier over..."
• Inhoud: Geef een beknopte omschrijving van de inhoud van het stuk of dossier (over wie gaat het? waarover gaat het? ...). Het is niet nodig de volledige inhoud van de documenten weer te geven. Inhoud gaat vaak hand in hand met de redactionele vorm, zoals 'verslagen algemene vergadering' of 'ledenlijst'.
• Datering: Noteer het jaartal waarin de stukken zijn opgemaakt. Bij dossiers met meerdere stukken noteer je het jaartal van het oudste en jongste stuk, bijvoorbeeld 1993-1996. Als je de datering niet kent, noteer dan 'z.d.' (zonder datum). Als de datum niet op het document staat maar afgeleid kan worden uit de context, vermeld de datering tussen vierkante haakjes, zoals [1996], bij meerdere documenten [1960-2015]. Dit betekent 'bij benadering'.
• Omvang: Geef een indicatie van de omvang van het archiefonderdeel. Gebruik standaardtermen zoals:
• Een stuk: 1 tot 4 losse stukken. Let op: dit verwijst niet naar het aantal pagina's, maar naar het document als geheel (bijv., de tekst van een toespraak van 6 pagina's is 1 stuk).
• Een omslag: meer dan 4 stukken, dunner dan ongeveer 2 cm.
• Een pak: meer dan 4 stukken, dikker dan ongeveer 2 cm.
• Een deel: bij ingebonden stukken, zoals een register of schrift = 1 deel.
• Voor andere dragers dan papier of perkament wordt de drager zelf vermeld: 2 video's, 1 dvd, 3 cd's, 5 USB-sticks, 4 harde schijven...

Voorbeeld van een beschrijving:

Verpakken

Nadat je de archiefonderdelen hebt beschreven, is het tijd om ze in een zuurvrije map te verpakken. Schrijf het beschrijvingsnummer met zacht potlood rechtsonder op de map.

Als een archiefonderdeel te groot is voor één map, kun je twee (of meer) mappen gebruiken. Geef dit ook aan in de nummering (bijvoorbeeld: nr. 45 is verdeeld over drie mappen, de nummering wordt dan: 45 (1/3), 45 (2/3), 45 (3/3).

Schrijf de naam van het archief, zoals "Archief van [naam archiefvormer]", bovenaan rechts op de map. Bijvoorbeeld: Archief van FC United.

Plaats de mappen vervolgens in een zuurvrije archiefdoos in de juiste volgorde. Zorg ervoor dat er nog voldoende ruimte is om er met één hand in te kunnen. Schrijf ook de naam van het archief en de beschrijvingsnummers op de zijkant van de doos. Je kunt ook een etiket met deze informatie plakken.

Als de inventarisatie is afgerond, plaats je de dozen in volgorde op een rek of in een kast (bij voorkeur van metaal) met het opschrift of etiket naar voren.

Aan het einde van fase 1 zijn alle archiefonderdelen schoongemaakt, beschreven en zuurvrij verpakt. Je hebt nu een plaatsingslijst van de archiefonderdelen in de volgorde waarin je ze hebt gevonden en opgeborgen. Dit geeft je een overzicht van de inhoud van je archief en stelt je in staat om documenten snel terug te vinden.

Ordenen van archiefbeschrijvingen volgens een archiefschema

Als je dat wilt, kun je in deze fase de beschrijvingen op papier ordenen volgens een archiefschema. Hierbij verander of verplaats je niet de fysieke stukken in de archiefdozen, maar wel de beschrijvingen op papier.

Een archiefschema weerspiegelt de functies en taken van een archiefvormer. Het is het makkelijkst om te beginnen met een standaardschema en dit eventueel aan te passen aan de specifieke situatie van jouw vereniging. Je kunt bijvoorbeeld starten met het volgende sjabloon:

Hier zijn nog een paar handige tips:

• Je kunt onderdelen toevoegen of verwijderen aan dit sjabloon, maar probeer het aantal niveaus te beperken om het schema overzichtelijk te houden.
• De hogere niveaus moeten de taken/activiteiten of het organigram van je vereniging weerspiegelen.
• Begin altijd met een algemeen niveau en ga dan naar specifieke niveaus.
• Zorg ervoor dat de indelingen duidelijke namen hebben en elkaar niet overlappen.

Zodra je archiefschema klaar is, kun je alle beschrijvingen uit je plaatsingslijst (fase 1) onder de juiste titel plaatsen. Bijvoorbeeld, alle beschrijvingen van jaarverslagen kun je samen plaatsen onder 1.1. Jaarverslagen en algemene overzichten. Zoals al eerder vermeld, hoef je niets te veranderen aan de dozen zelf.

Afronding van de inventaris

Nadat alle beschrijvingen een plaats hebben gekregen in het archiefschema, is het enige wat nog rest het afronden van de archiefinventaris. Deze afronding omvat de volgende elementen:

Chronologisch rangschikken van de beschrijvingen

Rangschik de beschrijvingen per titel chronologisch:

• Begin met de ongedateerde beschrijvingen.
• Vervolgens komen de beschrijvingen met een datering, waarbij de oudste bovenaan wordt geplaatst en de jongste onderaan.

Samenvoegen van beschrijvingen

Na het opstellen van het archiefschema kan het voorkomen dat bepaalde archiefstukken bij elkaar horen, zoals losse stukken die in een specifiek dossier thuishoren. In dat geval is het aan te raden om deze beschrijvingen samen te voegen. Soms kan het ook wenselijk zijn om de fysieke stukken zelf samen te voegen. Meer informatie hierover is te vinden in het artikel "Hoera, een jubileum?!" op pagina 70-71.

Schrijven van algemene gegevens en inleiding

Noteer de titel van het archief, de naam van de auteur en de datum van opmaak op een titelblad. In de inleiding geef je een beknopt overzicht van de geschiedenis en structuur van je vereniging en het verenigingsarchief. Daarnaast vermeld je de omvang van het archief en geef je een korte beschrijving van de aanpak van de inventarisatie. Indien gewenst, kan er ook een literatuurlijst over de vereniging worden toegevoegd. Een voorbeeld van hoe een inventaris eruit kan zien, is hier te vinden.

Het kan voorkomen dat de basisinformatie over je archief die je aanvankelijk hebt genoteerd (titel, omvang, datering, inhoud, locatie) is gewijzigd. Zorg ervoor dat je deze wijzigingen aanpast en doorgeeft aan Archiefpunt. Ook eventuele latere aanvullingen van je archief dien je door te geven aan Archiefpunt, zodat de archiefinformatie in de Archiefbank up-to-date blijft.