HulpcentrumWat te doen als je niet in staat bent om je archieven zelf bij te houden? Gelukkig zijn er diverse archiefinstellingen waar je terecht kunt. In Vlaanderen is er een uitgebreid netwerk van gespecialiseerde instellingen die je graag helpen bij het bewaren van je archief.
Soorten archiefinstellingen
Er zijn twee soorten archiefinstellingen: privaatrechtelijke en openbare archieven. De openbare archieven zijn waarschijnlijk het meest bekend, zoals gemeenten, steden, provincies en het Rijksarchief. Deze openbare archieven nemen voornamelijk materiaal op van officiële instanties, zoals de bevolkingsdienst, de provinciale milieudienst of het ministerie van Defensie. Daarnaast kunnen openbare archiefinstellingen ook privé-archieven opnemen.
In de laatste decennia van de vorige eeuw is er in Vlaanderen ook een uitgebreid netwerk ontstaan van privaatrechtelijke instellingen die zich specialiseren in bepaalde thema's, zoals religie, architectuur, sociale strijd, literatuur en nationale bewegingen. Veel van deze archiefinstellingen zijn erkend door de Vlaamse overheid en ontvangen subsidies. Beknopte informatie over verschillende instellingen is te vinden op de websites van TRACKS en de VVBAD.
Bij al deze archiefinstellingen kun je terecht met vragen over het behoud en beheer van je eigen archief. Ze hebben ook ervaring met het organiseren van tentoonstellingen, lezingen, het publiceren van brochures of boeken en andere activiteiten. Als je niet weet bij welke instelling je moet zijn, neem dan gerust contact op met Archiefpunt.
Archief overdragen
Als je je archief wilt overdragen aan een professionele archiefinstelling, zijn er twee opties:
- Als het gaat om een aanvulling, kun je rechtstreeks contact opnemen met de instelling waar al een deel van je archief wordt bewaard.
- Gaat het echter om een eerste overdracht, dan kun je je archief aanmelden bij Archiefpunt. Zij zullen je doorverwijzen naar collega-archiefinstellingen of een dossier opstellen om te bepalen welke archiefinstelling het beste past bij jouw archief.
Vaak willen archiefinstellingen het archief ter plaatse bekijken om het te evalueren en te beoordelen of het past bij het collectieprofiel van de instelling. Tijdens dit bezoek kunnen adviezen worden gegeven en afspraken worden gemaakt over de mogelijke overdracht en het transport van het archief.
Het transport kan op twee manieren worden georganiseerd, altijd in overleg met de archiefinstelling:
- Bij kleine hoeveelheden kun je het archiefmateriaal zelf naar de archiefinstelling brengen, bijvoorbeeld met je eigen auto.
- Bij grotere hoeveelheden kunnen archiefinstellingen gebruikmaken van hun eigen vervoer of een verhuisbedrijf inschakelen om het archief op te halen.