Waar ligt het verschil tussen een archief en een collectie?

Vaak worden de termen "archief" en "collectie" door elkaar gehaald of als synoniemen gebruikt. Het verschil tussen de twee is echter niet zo moeilijk. Eenmaal je de onderstaande tekst hebt doorgenomen, zal het je duidelijk zijn.

Wat is het verschil precies?

Een collectie is een geheel van documenten of bestanden die met een specifiek doel zijn verzameld. Deze documenten of bestanden ontstaan niet spontaan en hebben geen betrekking op de activiteiten van een organisatie of persoon, in tegenstelling tot archieven die wel spontaan ontstaan en gelinkt zijn aan activiteiten.

Wil je meer weten?

Een klassiek voorbeeld van een collectie is de postzegelverzameling.

Collecties dragen een thematische naam, zoals collectie Panini-stickers, collectie bidprentjes, dvd-collectie Hayao Miyazaki-films, affichecollectie van het Letterenhuis, verzameling interviews, collectie krantenknipsels over Muhammad Ali.

Collecties kunnen ook digitaal zijn. In de analoge wereld worden bibliotheekmateriaal en andere collecties apart bewaard, gescheiden van archieven. Dat is niet anders in een digitale omgeving. Per digitale collectie kun je dus het best een aparte mappenstructuur opbouwen. De onderverdeling daarin zal thematisch, per type, alfabetisch of chronologisch zijn en niet gebaseerd zijn op taken en activiteiten.