HulpcentrumBij digitale documenten kunnen soms problemen optreden die niet voorkomen bij analoge/papieren documenten. Deze problemen ontstaan door een gebrek aan controle op de specifieke eigenschappen van een digitaal document. Deze eigenschappen zijn authenticiteit, integriteit, bruikbaarheid en duurzaamheid.
Authenticiteit
Authenticiteit = het document is wat het beweert te zijn. Het is niet onrechtmatig gewijzigd of vervalst. Bijvoorbeeld de datum, auteur en inhoud zijn correct ingevoerd en zijn niet onrechtmatig gewijzigd.
Om controle te hebben over het ongeoorloofd aanpassen van documenten (probleem met authenticiteit), kunnen rechten worden toegekend. Er wordt onderscheid gemaakt tussen lees- en schrijfrechten: wie wel of niet bevoegd is om bestanden en/of documenten in te zien en/of te bewerken.
Bijvoorbeeld: de boekhouding wordt bijgehouden in een Excel-bestand. Deze boekhouding kan bewust of onbewust worden gewijzigd, tenzij je ervoor zorgt dat alleen de penningmeester of boekhouder schrijfrechten heeft voor de map of bestanden waarin de financiën worden bijgehouden.
Deze beveiliging kan worden geactiveerd door met de rechtermuisknop te klikken op de map of de bestanden die je wilt beveiligen en 'eigenschappen' te openen. In het gedeelte 'beveiliging' kun je aangeven wie welke rechten heeft.
Let op! Vergeet niet om de rechten tijdig aan te passen als je wordt opgevolgd door iemand anders, zodat je opvolger toegang heeft tot deze documenten.
Integriteit
Integriteit = het document is volledig en ongewijzigd, of eventuele wijzigingen zijn duidelijk aangegeven. Zo moeten bijvoorbeeld verschillende versies van een document kunnen worden onderscheiden. De oplossing hiervoor is bestandsversleuteling en versiebeheer.
Met bestandsversleuteling beveiligt u uw gegevens door ze te versleutelen. Alleen personen met de juiste versleutelingssleutel (zoals een wachtwoord) kunnen de gegevens ontsleutelen.
Versiebeheer is het bijhouden van de verschillende fases van een document: van aanmaak en aanvulling tot aan de definitive versie. Ook registreer je er de wijzigingen in een document mee.
Bruikbaarheid
Bruikbaarheid = een document moet kunnen worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd.
Hiervoor moet een document bijvoorbeeld nog steeds leesbaar zijn en in de juiste context worden geplaatst. Oplossing: gebruik duurzame formaten zoals PDF en een goede mappenstructuur.
Duurzaamheid
Een ander groot probleem heeft betrekking op de leesbaarheid of duurzaamheid van bestanden.
Software evolueert snel, waardoor oude bestandsformaten uiteindelijk niet meer leesbaar zijn in nieuwere softwareversies. Denk bijvoorbeeld aan Office 1997 in vergelijking met nieuwere versies. Een bestand is gemiddeld na 5 à 10 jaar niet meer leesbaar.
Ook de drager vormt een probleem. Moderne computers hebben geen diskettestation meer, waardoor informatie op deze dragers niet meer kan worden gelezen. Ook voor het afspelen van cd-roms heb je tegenwoordig een extern apparaat nodig.