Wat voer ik verplicht in bij de aanmaak van een archief- of collectiefiche?

Titel

Geef hier de titel van de archief- of collectiebeschrijving. Kies voor een formele, korte en duidelijke titel, opgebouwd als volgt:

• Voor (deel)archieven: '(Deel)Archief van [naam archiefvormer], [eventueel: gemeente]'.
• Voor (deel)collecties: '(Deel)Collectie [verzamelcriterium] van [verzamelaar], [eventueel: gemeente]'.

Enkele voorbeelden:

• Archief van Willem Pelemans
• Archief van het Davidsfonds, afdeling Oudenaarde
• Archief van de familie de Bergeyck
• Fotocollectie van het Vlaams Theater Instituut
• Collectie van de Heemkundige Kring Amalia Van Solms Baarle-Hertog
• Vlaggencollectie van de Sint-Sebastiaansgilde, Bekkevoort

Zorg bij het opstellen van verschillende beschrijvingen voor een zo consistent mogelijk gebruik van archieftermen!

Plaats steeds een significant woord vooraan (geen lidwoorden of voorzetsels).

Gebruik bij voorkeur de termen 'archief' of 'collectie'. Gebruik geen alternatieven in de titelbeschrijving, zoals bv. "papieren" of "archivalia" (synoniem van stukken).

Probeer te vermijden dat er verwarring ontstaat met archiefbestanden en collecties bewaard in andere archiefbewaarplaatsen. Voeg bijvoorbeeld een gemeente toe in de titel.

Datering

Datering bestaat uit twee delen: systematische en vrije omschrijving.

Opgelet! De datering heeft betrekking op de datum van aanmaak van de stukken en niet op de verzamelperiode.

Systematisch

• Geef jaartallen op, bijvoorbeeld van 1923 tot 1946.
• Voor benaderende dateringen, schrijf een geschat jaartal.
• Als alleen de einddatum bekend is, vul die in onder 'tot' en 0000 in onder 'van'.
• Geef aan dat het erfgoed tot heden regelmatig wordt aangevuld door 9999 in te vullen als jaartal 'tot'.

Vrije omschrijving

• Geef een specifieke omschrijving van de datering in woorden, bijvoorbeeld "19de eeuw" of "circa 1900".
• Beperk zoveel mogelijk tot begin- en eindjaar.
• Indien de periode tot heden loopt, vermeld dan "heden", bijvoorbeeld 1945-heden.
• Plaats dateringen die niet zeker zijn tussen vierkante haakjes, bijvoorbeeld 1923-[1946].
• Bij onbekende data, vermeld 'onbekend' zonder vraagteken.

Beschrijvingsniveau

Ken een beschrijvingsniveau toe aan de archief- of collectiebeschrijving. Kies uit volgende keuzelijst:

• Fonds: groep gelijksoortige archieven en collecties in dezelfde bewaarplaats.
• Archief: geheel van archiefstukken door een persoon, groep, of organisatie ontvangen of opgemaakt.
• Deelarchief: onderdeel van een archief door een zelfstandig onderdeel van een centrale archiefvormer.
• Collectie: groep documenten of objecten doelbewust bijeengebracht en beheerd.
• Deelcollectie: onderdeel van een collectie verzameld door dezelfde verzamelaar.
• Virtuele collectie: collectie van digitale kopieën die op zichzelf staat.

Kijk hier voor uitgebreide definities.

Is onderdeel van

Duid de 'parent' aan, de archief- of collectiebeschrijving net boven de te beschrijven eenheid. Elke beschrijving heeft slechts één parent.

• De parent van een Archief is een Fonds of een Collectie. Kies uit de lijst of maak een nieuwe beschrijving aan.
• De parent van een Deelarchief is een Archief. Bij het aanmaken ben je verplicht de relatie met het bovenliggende archief aan te geven.
• De parent van een Deelcollectie is altijd een Collectie. Bij het aanmaken ben je verplicht de relatie met de bovenliggende collectie aan te geven.

Samensteller

De samensteller is de organisatie, persoon of familie die het archief heeft ontvangen of opgemaakt. Selecteer uit de lijst of maak een nieuwe aan met rol archiefvormer of verzamelaar.

• Archiefvormer: organisatie, familie, of persoon die archiefstukken heeft gevormd en beheerd.
• Verzamelaar: organisatie, familie, of persoon die objecten van erfgoedwaarde heeft verzameld en beheerd.

Bewaarplaats

Elke archief- of collectiebeschrijving moet via de identificatievelden worden gekoppeld aan (minstens) één bewaarplaats. Kies een bewaarplaats uit de keuzelijst. Als de gewenste bewaarplaats niet in de lijst staat, dien je een nieuwe bewaarplaats aan te maken.

Beheerder

De Beheerder is de organisatie, persoon of familie die verantwoordelijk is voor het bewaren en beheren van het archief/de collectie. Om de beheerder toe te wijzen, volg je deze stappen:

• Voer vrij de naam van de beheerder in. Na drie letters verschijnt een zwarte box met een lijst van beheerders die in de Archiefbank zijn gedefinieerd. Selecteer een naam door erop te klikken. De gekozen naam verschijnt in het veld.
• Als de naam van de beheerder niet in de lijst in de zwarte box staat, zoek dan op een ander woord uit de naam of maak een nieuwe beheerder aan via de knop 'Nieuw'. Meer informatie over deze velden vind je hieronder.

Kies vervolgens uit de keuzelijst welke rol de beheerder heeft ten opzichte van het archief/de collectie. De opties zijn:

• Archiefvormer: de organisatie, familie of persoon die archiefstukken heeft gevormd, bijeengebracht en beheerd bij de uitoefening van persoonlijke of organisatiegebonden activiteiten. Niet te verwarren met een verzamelaar.
• Verzamelaar: de organisatie, familie of persoon die verschillende objecten van erfgoedwaarde heeft bijeengebracht en beheerd met een specifiek doel.
• Bewaarinstelling: een organisatie, familie of persoon die zich toelegt op het bewaren en ontsluiten van archieven/collecties.

Juridische beperking

Via drie bepalingen kun je aangeven welke juridische beperkingen van toepassing zijn op het archief/de collectie:

• Privacygevoeligheid: bevat het archief/de collectie persoonsgegevens die vallen onder de privacywetgeving? Vink dan dit veld aan.
• Contractuele beperkingen: is het gebruik van het archief/de collectie beperkt door specifieke contractuele voorwaarden? Vink dan dit veld aan.
• Auteursrechtelijke bescherming: is het gebruik van het archief/de collectie beperkt door bepaalde auteursrechtelijke bepalingen? Vink dan dit veld aan.

Raadplegingsvoorwaarden

Voor sommige archieven/collecties zijn specifieke raadplegingsprocedures vereist. Kies uit de keuzelijst de raadplegingsstatus die de situatie het beste beschrijft.

In het vrije tekstveld kun je verder beschrijven welke stappen personen moeten nemen om het archief/de collectie te raadplegen.

Rechtenstatus metadata

De gegevens die worden opgenomen in de Archiefbank worden gepubliceerd onder de CC0-licentie voor vrij (her)gebruik. Op deze manier streeft Archiefpunt ernaar de gegevens uit de Archiefbank maximaal toegankelijk te maken.