Welke rechten zijn van belang bij het beheer en gebruik van archieven en collecties?

In dit artikel worden enkele belangrijke rechten besproken met betrekking tot het beheer en het gebruik van archieven: het portretrecht, auteursrecht, de privacywetgeving, openbaarheid van bestuur en de Digital Act.

Portretrecht

Het recht op afbeelding houdt in dat je toestemming nodig hebt van de personen van wie je een foto of video maakt, en dat je ook toestemming moet vragen om die foto of video te mogen gebruiken in een bepaalde context. Het portretrecht bestaat dus uit twee delen: het recht om te fotograferen of filmen en het recht om het gemaakte materiaal te gebruiken.

In de meeste gevallen is er geen uitdrukkelijke toestemming nodig om een foto of video te maken op openbare plaatsen. Voorbijgangers kunnen geen aanspraak maken op rechten. Je mag dit materiaal zonder toestemming gebruiken. Voor de 'hoofdpersonen' is echter wel de uitdrukkelijke toestemming vereist. Bij twijfel is het verstandig om dit voor de zekerheid af te stemmen met de betrokkenen.

Bij activiteiten van een organisatie moet je expliciet toestemming vragen aan mensen die duidelijk in beeld komen. Als het alleen maar sfeerbeelden zijn waarop mensen toevallig aanwezig zijn, moet je alleen vooraf vermelden dat er beelden zullen worden opgenomen en uitleggen waarom. Voor het gebruik van deze beelden in publiciteit moet je wel uitdrukkelijk toestemming vragen.

Auteursrecht

In België werd tot voor kort bescherming geboden aan werken van letterkunde of kunst door de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. Onlangs zijn de basisprincipes van het auteursrecht gewijzigd om aan te sluiten bij de Europese Richtlijn 2019/790 van 17 april 2019 over auteursrechten en naburige rechten op de digitale eenheidsmarkt (de DSM-Richtlijn).

Deze richtlijn heeft als doel het auteursrecht aan te passen aan de digitale wereld en de voorbereiding op de digitale eengemaakte markt. De Richtlijn trad op 7 juni 2019 in werking en moest uiterlijk op 7 juni 2021 worden omgezet in nationale wetgeving door de EU-lidstaten, waaronder België. Op 16 juni 2022 heeft de Kamer van volksvertegenwoordigers eindelijk het Wetsontwerp tot omzetting van Richtlijn (EU) 2019/790 van het Europees Parlement en de Raad van 17 april 2019 over auteursrechten en naburige rechten op de digitale eengemaakte markt en tot wijziging van Richtlijnen 96/9/EG en 2001/29/EG goedgekeurd. Naast de omzetting van deze richtlijn heeft het wetsontwerp ook tot doel om online-inbreuken op het auteursrecht en naburige rechten aan te pakken en voert het een specifieke gerechtelijke procedure in.

Het auteursrecht beschermt een werk automatisch vanaf het moment van creatie en is van toepassing tot 70 jaar na de dood van de auteur. Het werk moet echter aan bepaalde voorwaarden voldoen:

Het moet een tastbaar werk zijn met een concrete vorm. Ideeën en concepten worden niet beschermd.
Het moet een origineel werk zijn.
Officiële publicaties van een overheid, zoals wetten en decreten, vallen niet onder deze bescherming.
Voor computerprogramma's en databanken geldt een speciale regeling.

Het citeren van een werk is toegestaan onder de volgende voorwaarden:

Als het binnen het onderwijs of wetenschappelijke activiteiten valt.
Als het satire, recensie, kritiek of polemiek betreft.
Als het niet voor commerciële doeleinden is bestemd.
Als de verplichte bronvermelding wordt gerespecteerd.

Voor meer informatie over auteursrecht kun je het verslag van het project "Tools voor het bewust omgaan met auteursrechten en gebruiksbeperkingen op culturele content" van meemoo raadplegen, evenals de websites van FOD Economie en de Vlaamse overheid.

Privacywetgeving

Het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers worden geregeld door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of GDPR (General Data Protection Regulation). Sinds vrijdag 25 mei 2018 moeten organisaties kunnen aantonen welke persoonsgegevens ze verzamelen en hoe ze deze gegevens gebruiken en beveiligen. Deze richtlijn is van toepassing op alle bedrijven, overheidsdiensten, organisaties en instellingen die persoonlijke gegevens in Europa verwerken, gebruiken, registreren of bewaren.

Enkele belangrijke principes hierbij zijn:

Organisaties mogen niet zomaar gegevens verzamelen, maar moeten altijd toestemming vragen om gegevens te verzamelen en te gebruiken.
De verzamelde gegevens moeten juist zijn en gemakkelijk kunnen worden bijgewerkt of aangepast.
De gegevens moeten een duidelijk omschreven en gerechtvaardigd doel dienen en mogen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Gegevens die niet noodzakelijk zijn, mogen niet worden verwerkt.
Grote organisaties moeten een Data Protection Officer (DPO) aanstellen. Deze persoon heeft juridische kennis van de geldende wetgeving en administratief recht en is goed op de hoogte van de behoeften van de verwerkingsverantwoordelijken. Speciale diploma's of certificaten zijn echter niet vereist.
De bewaring van gegevens is beperkt in de tijd en de termijn is duidelijk afgebakend. Na afloop van de vastgestelde bewaartermijn moeten de gegevens ontoegankelijk worden gemaakt.

De Wet van 30/07/2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (gepubliceerd op 05/09/2018) implementeert de beginselen van de AVG.

De Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens is verantwoordelijk voor het toezicht op de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming door de Vlaamse bestuursinstanties. Als je meer informatie wilt of vragen hebt over de privacywetgeving, kun je contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen de privacycommissie).

Openbaarheid van bestuur

Bestuursdocumenten zijn documenten die behoren tot een overheidsinstantie en maken deel uit van het archief van de overheid.

Volgens het Vlaamse bestuursdecreet hebben burgers het recht om deze bestuursdocumenten op te vragen. Wanneer een burger dit doet, is de betrokken instantie verplicht om inzage te verlenen in het gevraagde document en hierover uitleg te verschaffen. Daarnaast kan de burger ook een afschrift van het document verkrijgen, mogelijk tegen betaling. Het decreet bevat echter enkele uitzonderingen, zoals wanneer de aanvraag betrekking heeft op interne communicatie.

Voor meer informatie over het toepassingsgebied, de regelgeving en het stappenplan om een aanvraag in te dienen, kun je terecht op de website van de Vlaamse overheid.

Digital Act

Daarnaast is er ook de Digital Act, de Belgische wet van 21 juli 2016 ter uitvoering en aanvulling van de Europese verordening van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten op de interne markt. Deze verordening heeft betrekking op elektronische handtekeningen, stempels, tijdstempels en aangetekende zendingen. De wet wordt aangevuld met een vertrouwensdienst voor elektronische archivering (gepubliceerd op 28 september 2016).