HulpcentrumNet als alle sectoren en studierichtingen maakt de archiefsector gebruik van een aantal specifieke termen. Archiefpunt biedt hier een overzicht van enkele van deze woorden en begrippen als een handige leidraad.
Archief
Archieven ontstaan door taken of opdrachten van een persoon, familie, vereniging, bedrijf of (overheids-)instelling. De stukken zijn het resultaat van de activiteiten of ondersteunen de werking van deze organisaties of personen. Archieven ontstaan op twee manieren: ze worden opgesteld, bijvoorbeeld een flyer voor een activiteit, of ontvangen, zoals een brief of een e-mail.
Archieven groeien spontaan en kunnen verschillende vormen aannemen, zoals statuten en vergaderverslagen van een sportclub, ledenlijsten van een religieuze gemeenschap, lidkaarten van een ouderenvereniging, projectdossiers van een architect, financiële stukken van bedrijven, brieven en dagboeken van een artiest, foto's en video's van een natuurvereniging, schetsen van een kunstenaar, enzovoort. Ook objecten, affiches, prenten, kaarten, flyers, dvd's en diskettes kunnen deel uitmaken van een archief. Vaak zijn verschillende van deze vormen aanwezig in één archief. Archieven omvatten niet alleen papieren documenten, maar ook digitale stukken, zoals berichten op sociale media.
De omvang kan sterk variëren, van één stuk tot tientallen archiefdozen of verhuisdozen. Bij digitaal archief spreekt men van kilo-, mega- of gigabytes aan archiefmateriaal.
Er wordt vaak onderscheid gemaakt tussen overheidsarchief en privé-rchief. Overheidsarchief behoort tot de staat, het gewest, de gemeenschap, de provincie, de gemeente, het OCMW of de openbare instelling van een religieuze gemeenschap. Privé-archief wordt opgemaakt of ontvangen door personen, verenigingen, ondernemingen en instellingen uit de privé-sector. Soms worden archieven verward met collecties. Het verschil tussen de twee wordt hier uitgelegd.
Archiefdocumenten, archiefstukken, archiefbescheiden
Deze termen verwijzen naar stukken die, ongeacht hun vorm, zijn opgesteld of ontvangen bij een bepaalde opdracht, taak of activiteit van een persoon, familie, vereniging, bedrijf of (overheids-)instelling. Deze stukken vormen samen het archief van de betreffende archiefvormer. Een archiefstuk is dus een onderdeel van een archief. De termen archiefdocumenten, -stukken en -bescheiden worden als synoniemen gebruikt.
Archiefvormer
Een archief wordt gevormd door een archiefvormer, die een persoon, organisatie, bedrijf of overheid kan zijn. Een archief wordt vernoemd naar zijn archiefvormer en onderscheidt zich zo van andere archieven, bijvoorbeeld het archief van John Hope Franklin, Heemkring Heidebloemke, de familie Kobayashi, Agfa-Gevaert NV, KV Kortrijk, enzovoort. Archiefvormers van verschillende archieven mogen niet worden vermengd.
Archivalisch erfgoed
Archivalisch erfgoed omvat alle uitingen, ongeacht hun vorm, die gemeenschappelijke betekenissen en waarden krijgen binnen een actueel referentiekader en die worden doorgegeven over generaties heen. Het betreft het geheel van archiefstukken die zijn ontstaan door taken, activiteiten, rechten of verplichtingen van een persoon, familie, vereniging, bedrijf of (overheids-)instelling.
Bestanddeel
Archieven worden meestal niet beschreven tot op het niveau van het individuele stuk, tenzij een bestanddeel slechts uit één stuk bestaat. Een bestanddeel is de eenheid van ordening en beschrijving bij uitstek, bestaande uit één of meer archiefdocumenten die op basis van hun gelijkheid in vorm, inhoud, doel, enzovoort zijn samengevoegd tot een geheel.
Een bestanddeel kan bijvoorbeeld een dossier zijn, een groep archiefstukken die zijn ontvangen en opgemaakt bij de behandeling van één bepaalde zaak of activiteit, zoals de organisatie van een benefietavond of studiedag. Het kan ook een onderwerpsmap zijn, een groep archiefstukken met eenzelfde onderwerp, bijvoorbeeld "daguitstapjes", of eenzelfde redactionele vorm, zoals briefwisseling.
Bewaartermijn
De bewaartermijn van een archief is een bij wet vastgestelde termijn die aangeeft hoe lang documenten bewaard moeten worden als bewijsstuk. Documenten kunnen ook administratieve waarde hebben voor de organisatie, waarvoor ook een bewaartermijn kan worden bepaald. Meer informatie over deze bewaartermijnen is te vinden op de website van de Vlaamse overheid. Voor private archieven bestaat er geen vernietigingsplicht. Indien er voldoende ruimte is, kunnen archieven zo lang worden bewaard als gewenst, en bij plaatsgebrek kunnen ze worden overgedragen aan een archiefinstelling.
Collectie
Een collectie of verzameling is een doelbewust samengestelde groep documenten of objecten, beheerd vanuit één locatie en geselecteerd volgens specifieke criteria. Dit kan zowel archieven als deelcollecties omvatten, zoals die van bepaalde heemkundige kringen.
Deelarchief of deelbestand
Een deelarchief of deelbestand is een onderdeel van een archief, bestaande uit archiefstukken die bij elkaar horen. Dit komt meestal overeen met een administratieve onderverdeling van de organisatie die het archief heeft gevormd. Voorbeelden hiervan zijn organisaties met regionale afdelingen zoals het Davidsfonds of de Federatie voor Mondiale en Democratische Organisaties. Met "archief" verwijst men dan naar het archief van het hoofdkantoor en met "deelarchief" naar het archief van de regionale secretariaten.
Deelcollectie
Een deelcollectie is een segment van een collectie dat is verzameld door dezelfde verzamelaar, gebaseerd op herkomst. In de Archiefbank worden collecties niet opgesplitst in deelcollecties op basis van criteria zoals materiaalsoort, thema of chronologie.
Dragers
Een archiefstuk bestaat uit informatie op een drager, het materiaal waarop de gegevens zijn vastgelegd. Klassiek denken we aan papier, maar perkament, glas, dvd, harde schijf, usb-stick, cd-rom kunnen ook dragers zijn van informatie.
Dubbels
Wanneer identieke archiefstukken (met dezelfde inhoud) meerdere malen voorkomen in het archief, spreken we van dubbels. Na de uitvinding van het kopieerapparaat en het eenvoudig kunnen 'copy-pasten' van documenten op de computer, komt het vaker voor dat er meerdere exemplaren van een bepaald archiefstuk in het archief worden bewaard. Slechts één exemplaar hiervan hoeft te worden behouden.
Dynamisch en statisch archief
Archiefstukken hebben een dynamische en een statische fase. Tijdens de dynamische fase wordt het archief nog dagelijks of regelmatig geraadpleegd of gebruikt, bijvoorbeeld in de administratie van een organisatie. In de statische fase hebben documenten geen direct (administratief) nut meer. Het dynamisch archief, zoals de meest recente ledenlijst, wordt bij de hand bewaard, terwijl statisch archief meestal in dozen op zolders of in kelders ligt.
Het statisch of historisch archief vormt als het ware het 'geheugen' van je vereniging. Gooi het niet weg, maar meld het aan Archiefpunt. Archief dat wordt overgedragen aan een archiefinstelling om verder te bewaren, is statisch archief. Dit zijn archiefstukken die niet meer in de dagelijkse werking worden gebruikt.
Fonds
Een fonds is een groep gelijksoortige of verwante archieven die zich (meestal) in dezelfde bewaarplaats bevinden. Om de beschrijving van archieven te systematiseren en archieven gemakkelijker terug te vinden, creëren verschillende (professionele) bewaarinstellingen fondsen. Dit is zowel voor de bewaarplaats als voor mensen die interesse hebben in de raadpleging van archieven erg handig. Het biedt een overzicht van het type archieven die op een welbepaalde plaats worden bewaard.
Voorbeelden van fondsen zijn een fonds organisatiearchieven, bedrijfsarchieven, familiearchieven of sportarchieven. In een fonds sportarchieven zou je bijvoorbeeld archieven kunnen terugvinden van sportverenigingen en sportfederaties omdat "sport" het bindmiddel is tussen al die archieven. Een fonds familiearchieven zal archieven bevatten van verschillende families, die niet noodzakelijk verwant hoeven te zijn.
Het komt soms voor dat archieven binnen een fonds toch op verschillende plaatsen worden bewaard. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het "Fonds Suzan Daniel", dat belangrijke bronnen bijeenbrengt over het naoorlogse homo/lesbisch leven in België. De meeste archieven en publicaties worden bewaard door Amsab-ISG, maar er zijn ook documenten van dit fonds te vinden bij onder andere het Archief- en Onderzoekscentrum voor Vrouwengeschiedenis (AVG-Carhif).
Metadata
Metadata zijn gegevens die bij digitale bestanden worden toegevoegd om deze bestanden correct te kunnen interpreteren. Een eenvoudig voorbeeld van metadata zijn de gegevens die sommige smartphones automatisch aanmaken bij het nemen van foto's. Meestal kun je bij een foto in de fotogalerij van je smartphone klikken op het onderdeel "details". Wanneer je hierop klikt, krijg je een aantal gegevens over de foto te zien, zoals de datum, het formaat van de foto (bijvoorbeeld .jpg), het adres of de plaats waar de foto genomen zou zijn, het apparaat waarmee de foto is gemaakt, enzovoort. Dit zijn allemaal vormen van metadata.
Schonen
Met het schonen of opschonen van het archief wordt bedoeld dat alle overbodige materialen worden verwijderd. Bij het schonen wordt het archief ontdaan van zowel overtollige documenten of bestanden als van schadelijke elementen.
Selecteren
Zelfs wanneer archief permanent bewaard wordt vanwege zijn cultureel-historische waarde, wordt niet altijd alles bijgehouden. Er wordt geselecteerd in het archief en dus beslist welke archiefbescheiden bewaard blijven en welke niet. De kosten om archieven op te slaan zijn hoog en overbodige stukken maken het geheel onoverzichtelijk. Selectie is specialistenwerk en het is geen goed idee om zelf archiefstukken te selecteren zonder overleg met een professionele archivaris. Selectie is onomkeerbaar. De Werkgroep Privaatrechtelijk Archief (WPA) binnen de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD) heeft een selectielijst opgesteld met enkele richtlijnen voor de selectie van private archieven.
Virtuele collectie
Een virtuele collectie bestaat uit digitale kopieën van erfgoedstukken rond een specifiek thema of onderwerp, die gezamenlijk worden weergegeven terwijl de originele stukken op verschillende locaties worden bewaard of beheerd. Een virtuele collectie kan niet worden opgesplitst en maakt geen deel uit van een ander beschrijvingsniveau.
Waarderen
Waarderen van archieven is het systematisch en gestructureerd in kaart brengen van de waarde van archivalisch erfgoed en vormt de basis voor een goede erfgoedwerking. Voor meer informatie over dit onderwerp kun je de brochure "Kwaliteitsvol waarderingstraject: Basisnormen van FARO" raadplegen.